Che cosa c’entra la gestione dei documenti con formazione, sicurezza e privacy? E la loro condivisione poi?
C’entrano, c’entrano. Per almeno tre buoni motivi:
- senza i documenti non si può dimostrare nulla;
- senza i documenti non si conoscono le scadenze da tenere sotto controllo per rimanere in regola;
- non passa giorno senza che qualcuno chieda un documento che riguarda la sicurezza, la formazione del personale o la privacy.
L’ABC della gestione dei documenti
Gestire i documenti significa sapere dove sono, se riportano una scadenza da tenere sotto controllo o se hanno una scadenza anche se non ce l’hanno scritta sopra, avere a portata di mano quelli aggiornati ed evitare di inviare o consegnare a chi ce li chiede la versione sbagliata, quella vecchia e superata, che, però, deve essere conservata per un certo tempo. E dico “un certo tempo” perché i vincoli di conservazione dei documenti posso variare, ma i 10 anni sono un po’ lo spartiacque definitivo.
Sembra facile, soprattutto per chi ha avuto un’esperienza, anche breve, con i sistemi di gestione. E invece.
Esigenze più immediate
Ogni azienda ha esigenze specifiche in funzione dell’attività, della dimensione, della struttura e dell’organizzazione, ma tutte ne hanno almeno due in comune:
- tenere sotto controllo le scadenze;
- condividere gli stessi documenti con più persone, anche esterne all’impresa.
Soluzioni
Partiamo dalla scadenze.
Scrivere nel nome del file la data di scadenza funziona solo per poche scadenze e per file che vengono visionati frequentemente. In breve: non è una strategia sostenibile.
Raccogliere le scadenze in uno o più file excel è il punto di partenza: un unico file da aprire spesso (anche se non volentieri), eventualmente con più fogli, uno per argomento (1. formazione, 2. visite mediche, 3. verifica delle attrezzature, 4. documento di valutazione dei rischi, 5. manutenzioni impianti, …). E magari si impara anche a impostare la regola per fare in modo che le celle con scadenze in scadenza (ops!) si colorino prima che sia troppo tardi.
Poi sì, ci sono i gestionali aziendali oppure sistemi di gestione dei documenti online. Se ne possono recuperare elenchi infiniti, da marchi notissimi ad altri meno noti, ma qui sono necessari investimenti e uno sguardo ampio alle esigenze dell’impresa, non solo a quelle che riguardano sicurezza sul lavoro o privacy.
Arriviamo alla condivisione dei documenti.
Qui viene in aiuto la tecnologia.
Cartelle condivise di Google Drive e di Dropbox sono la soluzione gratuita alla portata di tutti (salvo esigenze di spazio per moli di file importanti) e con almeno due vantaggi:
- l’assoluta personalizzazione dell’archivio, che significa poter creare le cartelle che si vogliono e come si vogliono;
- la possibilità di definire il tipo di condivisione, quindi se chi accede alla cartella e ai documenti ha solo la possibilità di visualizzare o anche di modificare i file condivisi.
Il problema è che sta all’utente decidere che cosa gli serve e che cosa no e ricordarsi di mantenere aggiornati i documenti.
Anche in questo caso non mancano gestionali e software, anche con app per il telefono, che uniscono condivisione dei documenti e gestione delle scadenze, ma il servizio è a pagamento, a meno che non si tratti di strumenti promossi a livello territoriale, come nel caso del portale Check della Cassa edile di Brescia.
Problemi ne abbiamo?
Sono onestissima e dico che possono essere due.
Se si decide di entrare nel mondo dei gestionali e dei software di gestione dei documenti, è necessario mettere in conto un investimento iniziale di tempo per caricare tutti i documenti e i dati di interesse e impostare le scadenze. Il risparmio di tempo arriva dopo però!
Per ultimo l’aspetto più antipatico, per concludere col botto. Nell’affrontare l’esigenza di gestione di documenti e scadenze, ogni impresa si muove facendo valutazioni di convenienza interna, con il risultato che ciascuno utilizza metodi e strumenti diversi che raramente comunicano tra loro. Questo significa che può capitare di dover ripetere una parte del lavoro fatto al proprio interno (caricamento dati e documenti e impostazione scadenze) per rendere disponibili e verificabili i propri documenti a soggetti terzi che hanno stabilito un proprio metodo di raccolta e verifica.