Green Pass e privacy

Da oggi, 15 ottobre 2021, il Green Pass diventa obbligatorio in Italia per svolgere attività lavorative nel settore pubblico e privato. In molti stanno ripassando le FAQ sul sito del Governo per essere certi di sapere che cosa si può fare e che cosa no, ma soprattutto come fare quel che si deve. In pochi, invece, si pongono il problema della definizione di procedure operative che rispettino anche i requisiti del GDPR, convinti che il divieto di qualunque tipo di registrazione dei controlli effettuati escluda automaticamente dall’applicazione della normativa privacy. Ma non è così!

Si trattano dati personali verificando il Green Pass?

Il Green Pass contiene un codice a barre bidimensionale (QR code) che consente di effettuare la verifica delle condizioni che hanno portato all’emissione del certificato (vaccinazione, guarigione dalla Covid-19 o tampone), e i seguenti dati:

1. nome e cognome;
2. data di nascita;
3. identificativo univoco del certificato.

Per quanto comuni possano essere questi dati, restano dati personali. Inoltre, il fatto che il certificato attesti una delle tre condizioni previste per l’emissione, lo avvicina a un dato relativo allo stato di salute della persona e, come tale, è da gestire almeno in via prudenziale.

Gli adempimenti in materia di privacy per il Green Pass

In termini operativi la procedura è ormai abbastanza chiara: si tratta di formalizzare la modalità con cui l’organizzazione eseguirà le verifiche, incaricare i soggetti che effettueranno la verifica del possesso e della validità del Green Pass, si dovranno gestire i casi di controllo che hanno avuto esito negativo e, in caso si rilevino violazioni del divieto di accesso al luogo di lavoro senza Green Pass, applicare le sanzioni disciplinari previste dal contratto collettivo nazionale di riferimento.

Sul fronte privacy, questa operatività richiede tre adempimenti:

1. la nomina degli incaricati al controllo della verifica del Green Pass anche in ottica di protezione dei dati personali. In sostanza questa nomina equivale alla nomina di un incaricato al trattamento e, quindi, deve fornire le istruzioni necessarie alla corretta esecuzione del trattamento, assicurando il rispetto dei principi di riservatezza e minimizzazione;
2. la predisposizione di informative relative al trattamento dei dati connesso alla verifica del Green Pass, da consegnare a tutti gli interessati e/o da esporre in azienda;
3. la revisione del registro dei trattamenti con l’aggiunta di questo ulteriore trattamento.

Gli accorgimenti da seguire in fase operativa

Il certificato cartaceo è da piegare, rispettando le istruzioni riportate sul certificato stesso. Non solo la parte del documento che contiene informazioni ulteriori a identità, data di nascita e identificativo del certificato non devono risultare visibili, ma nell’ambito dei controlli sul lavoro si deve anche vietare la verifica di ogni dato ulteriore a quello riportato sul frontespizio.

Il fatto che la verifica del possesso del Green Pass sia effettuata attraverso l’app VerificaC19 e senza alcuna raccolta dei dati, significa che:

• non si possono fotografare i Green Pass, cartacei o digitali che siano;
• non si può richiedere copia del certificato digitale;
• non è possibile registrare la scadenza dei certificati.

I datori di lavoro che lamentano difficoltà organizzative possono considerare la possibilità, ammessa dal 9 ottobre scorso, di richiedere ai lavoratori di comunicare con anticipo rispetto alla scadenza del proprio certificato tale condizione, al fine di ridurre le conseguenze sulla programmazione del lavoro in azienda. L’indicazione più diffusa è quella di richiedere la comunicazione con 48 ore di anticipo.

Infine, nel caso dei soggetti esclusi dall’obbligo del Green Pass per ragioni di salute, in attesa che vengano emessi i QR code dedicati, chi effettua il controllo dovrà fare attenzione a non trattare o raccogliere dati che non sia quelli essenziali alla verifica dell’esenzione, escludendo quindi ogni informazioni in merito alla condizione che l’ha determinata. Per i dipendenti della pubblica amministrazione, il DPCM del 12 ottobre 2021, ha stabilito che, in attesa dell’emissione dei QR code dedicati, gli esentati non potranno essere soggetti ad alcun controllo nel momento in cui avranno trasmesso la relativa documentazione sanitaria al medico competente dell’amministrazione di appartenenza.

Si può registrare l’esito negativo del controllo?

La risposta è sì, in quanto, se il lavoratore dichiara di essere sprovvisto o risulta sprovvisto del certificato verde, seguono delle conseguenze che risulterebbero contestabili in assenza di una prova dell’esito negativo della verifica. In questo caso il dato non risulta rilevante o sensibile perché i motivi per cui un soggetto sia privo di Green Pass possono essere molto diversi e comunque non vi è ragione di identificarli.

Il caso degli enti giuridici

Il titolare del trattamento in caso di ente giuridico è l’ente medesimo. In questo caso è necessario predisporre l’incarico quale autorizzato al trattamento e le relative istruzioni anche al datore di lavoro dell’ente.